Business cases en ICT intensieve Overheidsprojecten

30 maart 2015
In dit artikel:

De kerstperiode – onderhand alweer een tijdje geleden – is een mooie gelegenheid om vakliteratuur te lezen. Onder mijn kerstboom lag daarom het in april 2014 uitgebrachte proefschrift van Rob Meijer met als titel: Business cases en ICT intensieve Overheidsprojecten. Het boek is in het Nederlands geschreven en telt, exclusief de samenvatting, 184 pagina’s onderverdeeld in tien hoofdstukken.

Toen ik het boek zag liggen, voelde ik enige weerstand om eraan te beginnen. Over het algemeen zijn proefschriften relatief zware kost en lezen ze nou niet bepaald als een spannend jongensboek. Maar omdat ik als oud-redactielid van de IT-Auditor weet hoe belangrijk het is om boekrecensies te publiceren, heb ik mij hier overheen gezet en ben begonnen met lezen.

De eerste indruk

Al na de eerste paar bladzijden ebde mijn weerstand weg. Het proefschrift is prettig en duidelijk geschreven: heldere zinnen zonder onnodige wetenschappelijke termen die het onderwerp voor de lezer complexer maken in plaats van eenvoudiger. Verder realiseerde ik me dat het onderwerp zeer actueel is en volop in de politieke belangstelling staat. De Commissie-Elias onderzocht in 2014 als tijdelijke commissie ICT-projecten diverse overheidsprojecten en op 11 december 2014 debatteerden de commissie en de Tweede Kamer over het rapport. De commissie heeft geadviseerd een Bureau ICT-toetsing (BIT) op te richten en de Tweede Kamer heeft dit advies overgenomen. Het moet een kleine, efficiënte en slagvaardige organisatie worden die op basis van kennis, expertise en ervaring snel kan beoordelen of een project kans van slagen heeft.

Het onderwerp is zeer actueel en staat volop in de belangstelling

De commissie-Elias heeft de auteur van het proefschrift als onderzoeker ook gehoord en in het eindrapport verwijst de commissie verschillende keren naar het proefschrift en naar uitspraken van de onderzoeker tijdens de openbare hoorzitting. Minister Blok (Wonen en Rijksdienst) heeft aangekondigd dat het kabinet begin februari 2015 met een reactie op het rapport komt. Daarna zal de Kamer met het kabinet debatteren over de aanbevelingen van het rapport.

Structuur is belangrijk …

Aan de inhoudsopgave kun je zien dat de auteur een duidelijk tekstplan voor ogen had waardoor een logische structuur is ontstaan.

Na een inleidend hoofdstuk met de onderzoeksaanpak en de onderzoeksvragen wordt in het tweede hoofdstuk het begrip business case duidelijk uitgelegd en volgt in het derde hoofdstuk het overheidsbeleid voor business cases. Vervolgens laat de auteur in het vierde hoofdstuk zien hoe business cases gebruikt zijn in vier overheidsprojecten: Modernisering van de Gemeentelijke Basis Administratie, P-Direkt1, Digitale Werkomgeving Rijk en Programma Vernieuwing Studiefinanciering. Deze studies geven de knelpunten weer die in de drie opeenvolgende hoofdstukken langs drie invalshoeken worden geanalyseerd: de economische wetenschap, de bestuurskunde en de organisatiekunde. In het achtste hoofdstuk komen we tot de kern van het proefschrift. Hier wordt een nieuwe aanpak geïntroduceerd voor de opzet en het gebruik van business cases. Dit krijgt in dit hoofdstuk gestalte in een concreet instrument: de M-index©. Als auditor krijg je een warm gevoel van het negende hoofdstuk omdat hier ook getoetst wordt of de nieuwe methodiek en het instrument effectief zijn en de gevonden knelpunten oplossen. Zoals ieder proefschrift eindigt het boek in het tiende hoofdstuk met conclusies die antwoord geven op de onderzoeksvragen en een beschouwing over de bijdrage die dit onderzoek aan de wetenschap levert.

… Maar het gaat om de inhoud

Het proefschrift schetst na de analyse van de praktijkcases vier hele duidelijke knelpunten, herkenbaar voor iedereen die met grote ICT-projecten te maken heeft: (1) onduidelijkheid over de inhoudelijke opzet van een business case, (2) het na de initiële besluitvorming niet meer actualiseren en gebruiken van de business case, (3) het onvoldoende betrekken van alle stakeholders tijdens het gehele project of programma en (4) het ontbreken van batenmanagement.

Als auditor krijg je een warm gevoel van het negende hoofdstuk

Na een gedegen wetenschappelijke analyse vanuit drie vakgebieden komt de auteur met een concreet instrument, de M-index© die wel vernoemd zal zijn naar de onderzoeker. Hiermee kunnen opdrachtgevers en betrokkenen hun eigen projecten verbeteren. In een gestructureerde vragenlijst kan een project in vijftien minuten worden geëvalueerd. Aan iedere vraag zijn punten verbonden en de optelsom van alle scores vormt de basis-indexwaarde. Bij 84 punten heb je een indexwaarde van 100 procent, wat het theoretische maximum is.

Prettig leesbaar en absoluut het lezen waard

Bij de toetsing van het instrument bleken de respondenten de belangrijkste knelpunten te herkennen en er kwam een duidelijke volgorde van de knelpunten naar voren. Over de mate waarin de index als instrument de knelpunten oplost of aanpakt zijn de verschillende respondenten ook positief. Terecht maakt de onderzoeker wel een belangrijke kanttekening; het gebruik van de index is instrumenteel en het lost de knelpunten zelf niet op. Dat kan alleen door de business case daadwerkelijk te actualiseren, de stakeholders bij het project te betrekken, te zorgen voor een goede opzet van de business case en door batenmanagement in te voeren.

Lezen of niet?

Het proefschrift is prettig leesbaar en absoluut het lezen waard. Dit vooral voor IT-auditors die vaak ICT-intensieve overheidsprojecten projecten beoordelen en ook voor opdrachtgevers, programmamanagers of andere betrokkenen die grote ICT-intensieve (overheids)projecten succesvol willen uitvoeren. Doordat het proefschrift sterk geïnspireerd is door de praktijk zal het boek wetenschappers pur sang wellicht wat minder aanspreken. Voor mij tijdens de kerstdagen, was het proefschrift in ieder geval een aangenaam boek dat ik de lezers van de ­
IT-Auditor
zonder meer kan aanbevelen.

Ir. C. (Chris) L. Wauters RE

Chris Wauters werkt nu anderhalf jaar als IT-manager bij ING Bank en heeft tien jaar als adviseur/auditor in de publieke sector gewerkt.