Dag uit het leven van Henri Raaphorst

Samen bouwen aan vertrouwen

17 juni 2016
In dit artikel:

06.00 uur

De wekker gaat. Gisteren alles klaargezet om een snelle start te kunnen maken. De rest van het gezin is nog in diepe rust. Naar de badkamer, scheren, douchen, aankleden. Mijn vrouw Esther is opgestaan en heeft een kop thee voor ons gezet. Zij heeft een drukke dag voor de boeg en lift mee op mijn vroege reveille. Over twee dagen gaan we samen een weekje wandelen op Madeira, maar die vakantie moet eerst nog wel even verdiend worden! Dat betekent nog zaken afmaken en overdragen.

06.31 uur

Bus 300 uit Haarlem komt stipt op tijd aan in Vijfhuizen en brengt me in vijfentwintig minuten naar Schiphol. De luchthaven bruist al van energie als ik daar tegen zeven uur aankom. De NS houdt zich aan haar eigen plan en om 07.00 uur vertrekt de trein richting Utrecht. Af en toe maak ik het mee dat er treinen uitvallen op dit traject, maar als ik geen vroege afspraken heb vind ik dat meestal geen straf. Op de luchthaven is het goed toeven en vertraging is een mooie reden om ergens een beker koffie te scoren. Vandaag gaat alles echter gesmeerd en rond half acht ben ik in Utrecht. Daar stap ik met een heleboel andere mensen op bus 12 richting de Uithof. Rond dit tijdstip is het aandeel studenten nog beperkt en kan ik soms zelfs nog een zitplaats bemachtigen.

07.50 uur

Aankomst op de Kromhoutkazerne in Utrecht Oost. Hier werk ik nu drie jaar als Hoofd IT-Audit bij Defensie. Begin 2013 ben ik bij de Defensie IT-provider begonnen als ‘kwartiermaker’. Mijn taak was om tijdens de reorganisatie een nieuw auditteam te formeren. Dat is uiteindelijk allemaal prima gelukt en als ik op de ‘werkvlek’ aankom zie ik al twee collega’s druk bezig. Binnen het team hanteren we ‘het nieuwe werken’ en dat betekent dat de teamleden het werk daar doen waar het ze de beste resultaten oplevert. Dat kan eventueel thuis zijn, maar ook op een van de vele Defensielocaties. Vandaag is echter de wekelijkse teamdag. Op deze dag gaan teamactiviteiten altijd voor andere afspraken, hoge uitzonderingen daargelaten. In de agenda’s wordt hier altijd goed rekening mee gehouden. Eén dag in de week als team op één locatie samenwerken vinden we optimaal. Voldoende ruimte om invulling te geven aan het nieuwe werken en ook voldoende samen om een team te blijven. Het komende halfuur druppelt de rest van het team binnen en iedereen zoekt een ‘plek op de vlek’.

08.30 uur

Vandaag is ons tweewekelijkse teamoverleg. We vergaderen volgens het principe 7×8. Dat wil zeggen dat elk van de acht teamleden maximaal zeven minuten spreektijd heeft, niemand uitgezonderd. Deze manier van vergaderen kan alleen als het aantal mededelingen tijdens de vergadering tot een minimum beperkt blijft. We hebben dat opgelost door een mededelingen-bulletin te maken dat in principe om 0.00 uur op de dag van het teamoverleg afgerond is. Voor de vergadering leest iedereen het bulletin, zodat we het overleg met een gelijke informatiepositie starten. Over mededelingen kunnen uiteraard tijdens de vergadering wel vragen worden gesteld. We hebben er een gewoonte van gemaakt dat iedereen zijn of haar spreektijd begint met een succes. Dat kan werk-gerelateerd zijn, maar mag ook de privé-situatie betreffen. Het effect is dat tijdens de vergadering een positieve sfeer ontstaat, maar ook dat iedereen goed van elkaar weet wat de ander motiveert in het leven. Vandaag hebben we het nieuwe Hoofd Communicatie uitgenodigd voor ons overleg. Ook voor haar geldt dat er eerst een succes gemeld moet worden. De overige tijd kan zij besteden aan haar ‘pitch’ om zichzelf voor te stellen aan het team en eventuele vragen te beantwoorden. Deze manier van vergaderen bevalt ons goed, met name omdat het actiegericht is. De interactie die er is, is gericht op het geven van toelichting, discussie en nemen van besluiten. We gebruiken zelden het hele uur dat voor ons overleg gereserveerd is. Ons streven is om voor de zomervakantie op een 6×8 vergaderprincipe uit te komen.

10.00 uur

Een ‘bila’ met een van de medewerkers. Tijdens zo’n gesprek gaat het om drie dingen: hoe staat het met de klussen, hoe zit je in je vel en wat kan ik als leidinggevende doen om dit optimaal te maken? De klussen bij deze collega lopen prima en we maken een aantal werkafspraken. Verder praten we over de concretisering van zijn persoonlijk ontwikkelplan.

10.30 uur

Het onderzoek naar het Information Security Management Systeem is nagenoeg afgerond. Dit is voor de directie een essentieel onderzoek, want het vormt een van pijlers onder de ‘in control verklaring’ die aan het eind van het jaar afgegeven moet kunnen worden. Samen met de uitvoerende auditors bespreken we de laatste details van het rapport, de aanbiedingsbrief en de presentatie die we in het MT zullen geven.

12.00 uur

De plaatsvervangend directeur heeft een broodjes-lunch aangeboden. Samen met een aantal andere innovatiecoaches bespreken we hoe op innovatieve wijze verbeteringen in de organisatie zijn door te voeren. Eind 2015 heeft een groep defensiemedewerkers een training innovatiecoach gevolgd bij THNK in Amsterdam. Het idee achter de training is dat innovatie de meeste kans van slagen heeft als het bottom-up gestalte krijgt. Ideeën voor vernieuwing die ‘bovenlangs’ gaan blijken in de praktijk al snel een stille dood te sterven. De SG heeft daarom besloten een andere koers te gaan varen. Voor mijn eigen directie is inzet van innovatiecoaches een novum, maar de potentie hiervan onderkennen we. We bespreken tijdens de lunch hoe we ons als coaches gaan organiseren en hoe we maximaal gebruik kunnen gaan maken van het netwerk van innovatiecoaches binnen Defensie. Daarnaast kiezen we het probleem dat we de komende periode op innovatieve wijze willen gaan aanpakken: het Instroom-Doorstroom-Uitstroom-proces. Vooral het instroomproces vinden we voor verbetering vatbaar. Gemiddeld duurt het nu veertien dagen voordat een nieuwe collega over alle middelen beschikt om volledig aan het werk te kunnen. Onze ambitie is om te zorgen dat straks al op de eerste werkdag alles geregeld is en dat er een leuke attentie klaar staat.

13.00 uur

Een geplande vergadering blijkt niet door te gaan. Mooi! Wat extra tijd om mail weg te koppen en nog wat andere zaken te regelen nog voor mijn vakantie begint.

14.00 uur

Zo’n achtmaal per jaar organiseert mijn team een thematisch overleg. Dan brengen we stakeholders rondom een bepaald thema samen. Doel is nader kennis met elkaar te maken en te onderzoeken waar we elkaar kunnen aanvullen en versterken. In mei komen we samen in het kader van het Security Intelligence & Operations Center (SIOC). Doel van de bijeenkomst is te verkennen op welke wijze SIOC, lijnmanagement, QA en IT-Audit optimaal op elkaar kunnen inspelen om de digitale weerbaarheid van de organisatie te vergroten. We bespreken hoe we deze bijeenkomst vorm en inhoud kunnen geven.

16.00 uur

Als uitsmijter van onze teamdag doen we vandaag nog een uurtje vaktechniek. Altijd bereiden twee medewerkers dit tweewekelijkse overleg voor. In principe staat deze bijeenkomst ook open voor collega IT-Auditors van buiten ons team. Doel van de bijeenkomst is primair om structureel aandacht te geven aan de kwaliteit van ons werk. Daarnaast is het ook een belangrijk moment om met elkaar stil te staan bij de manier waarop we ons werk doen, onze producten vormgeven en hoe we (willen) dat onze onze afnemers ons ervaren en wat we daarvoor moeten doen. Vandaag bespreken we de uitkomsten van de dossierreviews die onze collega’s van ADR, Cluster Defensie hebben uitgevoerd. We zien die reviews als een mooi geschenk. Een spiegel die ons wordt voorgehouden en waar we veel van kunnen opsteken. We nemen alle punten door en verwerken die tot aanpassingen in onze werkwijze en gehanteerde formats. Eén (klein) puntje nemen we bewust niet mee in onze verbeteringen. ADR-collega’s lezen deze ‘Dag uit het leven van’ en weten nu dat ze volgend jaar extra scherp moeten zijn!

17.15 uur

Einde werkdag en naar huis. Via de gezins-whatsappgroep heeft mijn jongste dochter laten weten dat ze haar eerste Arduino-project voor school heeft afgerond. De foto van het project die ze heeft meegestuurd maakt me nieuwsgierig.

Arduino

19.00 uur

Op weg van de bushalte naar huis kom ik Esther nog tegen. Zij heeft even snel wat gegeten en is nu op weg naar een vergadering van Alzheimer Nederland, waar ze zich als vrijwilliger voor inzet. Met de kinderen eet ik in de tuin. Vandaag is de eerste dag dat het ’s avonds nog zo lekker is dat zoiets kan. Na het eten bespreek ik met mijn jongste dochter haar Arduino-project. Ze rondt dit jaar de HAVO af en wil graag orthopedisch instrumentmaker worden. Gezien de ontwikkelingen die prothesen de afgelopen jaren hebben doorgemaakt, heeft ze aangegeven ter voorbereiding op de opleiding graag ‘iets’ met techniek en programmeren te willen gaan doen. Voor haar verjaardag heeft ze een Arduino-starterspakket gekregen. Ze is zo trots als een pauw op haar eerste project en ik met haar.

21.00 uur

Nog even achter de laptop. Voor de vakantie wil ik graag nog even een kopie van de iPhone maken. Wel zo handig als de telefoon tijdens de bergwandelingen zoek of beschadigd raakt. iTunes geeft aan dat een nieuwe versie beschikbaar is. Vooruit, dat dan eerst maar even. Wat een ‘snelle actie’ had moeten worden eindigt met een foutcode: ‘Module C:\Program files\iTunes\iTunesMiniPlayer.dll failed to register. HRESULT-2147220473. Contact your support personnel.’ Het betreft mijn eigen laptop en mijn ‘support personnel’ … dat ben ik zelf. Aan de bak dus om het op te lossen. Ik raadpleeg verschillende fora op internet en probeer verschillende oplossingen uit, maar het probleem blijkt hardnekkig. Uiteindelijk is de oplossing om alle Applesoftware te verwijderen, alle Apple-gerelateerde files te verwijderen en de voorlaatste versie van iTunes opnieuw te installeren. Na anderhalf uur ben ik weer waar ik om 21 uur begonnen was.

22.30 uur

Esther komt binnen en ik sluit de laptop af. Dan maar morgen een kopie van de telefoon maken … We nemen samen de dag nog even door en verheugen ons op de vakantie die voor de deur staat.

Henri Raaphorst

Zijn leidende thema voor het werk is ‘Bouwen aan vertrouwen’. Vertrouwen binnen zijn team, in de relatie met de klant/collega’s en vertrouwen in de IV/ICT, die van toenemend belang is voor de taken van de Nederlandse Krijgsmacht.